Le client
David dirige une agence de tourisme qui coordonne chaque semaine plusieurs guides pour accompagner ses clients. Son rôle demandait une organisation rigoureuse mais chronophage, notamment pour la gestion et la communication des plannings.
Etat des lieux
Avant notre intervention, David devait préparer les plannings manuellement et les envoyer un par un par email ou par WhatsApp. Cette méthode lui prenait plusieurs heures chaque semaine et générait un stress constant, car un oubli ou une erreur pouvaient perturber l’ensemble de l’organisation.
Objectifs
L’objectif de David était clair : gagner du temps, fiabiliser la communication des plannings et s’assurer que chaque guide reçoive ses informations sans risque d’oubli, tout en simplifiant son propre quotidien.
Mise en place
Avec Hihaaa, nous avons mis en place une automatisation sur-mesure. Désormais, le planning est préparé dans un simple Google Sheets. Chaque dimanche, le système récupère automatiquement les informations et envoie à chaque guide son planning personnalisé, par email et même par WhatsApp. Tout cela sans aucune action manuelle de la part de David.
Les résultats sont immédiats : plus de quatre heures économisées chaque semaine, soit plus de 200 heures par an. Les guides reçoivent toujours leurs informations en temps et en heure, et David peut se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée plutôt que de gérer des envois répétitifs.
Comme il le dit lui-même : « Avant, je passais des heures chaque semaine à gérer les plannings. Aujourd’hui, tout est automatique : mes guides reçoivent leurs infos sans que j’aie besoin d’y penser. J’ai gagné du temps et de la tranquillité d’esprit. »
Cette automatisation illustre parfaitement la philosophie de Hihaaa : simplifier les tâches répétitives pour rendre les entreprises plus efficaces et plus sereines.
Résultats
Plus de 4 heures économisées chaque semaine (soit plus de 200 heures par an).
Zéro oubli dans la communication des plannings.
Des guides satisfaits, toujours informés à temps et de façon claire.
David libéré d’une tâche répétitive, qui peut désormais se consacrer au développement de son activité.
Le mot du client
« Avant, je passais des heures chaque semaine à gérer les plannings. Aujourd’hui, tout est automatique : mes guides reçoivent leurs infos sans que j’aie besoin d’y penser. J’ai gagné du temps et de la tranquillité d’esprit. »